Автоматизация кафе или ресторана – что дает и как выбирать

Рано или поздно каждый владелец ресторана или кафе приходит к автоматизации своего заведения. Выбор поставщиков программ и оборудования огромен. Мы попробовали сами разобраться в этом вопросе и структурировали данные, которыми и делимся с вами.

Рано или поздно наступает момент, когда владелец кафе или ресторана осознаёт, что его бизнес встал на ноги и начинает догонять своих конкурентов. В это время главное — не расслабляться, а продолжать двигаться вперёд и планировать дальнейшие действия, которые неминуемо приведут ваше дело к успеху.

Следующий этап — автоматизация заведения. Чаще всего, для маленьких заведений типа кафе или пиццерии, где работает вся семья, автоматизация не понадобится. А крупному бизнесу, а особенно растущей сети заведений, без автоматизации становится сложно вести бизнес.

Что дает система автоматизации кафе или ресторана

• Внедрение системы автоматизации позволит повысить скорость обслуживания посетителей ресторана, сэкономит время и силы Вашего персонала, увеличит проходимость, а значит и выручку.
• Упрощение процедуры ведения бухгалтерии. Не все рождаются бухгалтерами, более того, немногие ими становятся. Конечно, владельцам кафе и ресторанов многому приходится научиться, освоить азы финансовой грамотности. Но до профессионала им ещё далеко. Ведение бухгалтерии — дело совсем непростое, но суперважное. Автоматизация упростит этот процесс.
  Некоторые программы (в том числе, Jowi) даже могут проводить операции «задним числом».
• Вам больше не придется ловить нечистых на руку сотрудников. Система автоматизации избавит владельца заведения от этой неприятной обязанности и покажет в режиме онлайн отчёты, из которых можно узнать, что происходит в ресторане. Также программа хранит все электронные счета заказов, что снижает вероятность махинаций. Некоторые системы могут ограничивать права персонала и дополнительно защищают от кражи. Это тоже очень удобно.
• Большие возможности для анализа и работы с клиентами. Каждый бизнесмен понимает, что постоянные посетители — это реальные деньги. Но как перевести рядового клиента в постоянные или удержать его — тот ещё вопрос.
  С помощью системы автоматизации через дисконтные карты можно отслеживать частоту посещения ресторана посетителями, а также при необходимости связаться с постоянным клиентом и предложить ему «особые» условия (скидки, бонусы, участие в акциях).

Это лишь очевидные плюсы. Но, как сделать выбор в пользу той или иной программы? Для начала необходимо понять, что максимально подходит для специфики Вашего заведения.

Все системы автоматизации ресторанного бизнеса делятся на автономные и облачные. Чем они отличаются друг от друга?

Автономная система локальна и содержит при себе всю информацию. В отличие от облачной системы здесь отсутствует возможность хранить данные вне заведения.

Облачные системы вынесены за пределы ресторана, приложения сотрудников подключаются к ним через Интернет. В каждой системе есть свои плюсы и минусы. Например, во втором варианте неисправность сети может быть причиной остановки в работе кафе.

Не так давно появились гибридные системы, объединяющие плюсы обоих продуктов. Это когда в заведении устанавливается локальный модуль, а данные загружаются на удаленные серверы.

Какие рабочие процессы затрагивает автоматизация ресторана и кафе

Автоматизированные системы связывает каждый рабочий процесс заведения:

Зал — официант заносит заказы в базу при помощи терминала → кухня/бар — принимает заказ после того, как он отображается на дисплее → касса — чек распечатывается на принтере → вся информация о работе ресторана передается в бухгалтерию/финансовый отдел в виде отчетов, где на её основе рассчитывается зарплата сотрудников и анализируется работа заведения. Важное место в этой цепочке занимает склад. При поступлении весь товар регистрируется терминалом, и только затем продукты поступают на кухню и в бар. При оплате заказа продукты списываются. Огромный плюс как для собственника, так и для управляющего — отчетность, которую предоставляют системы.

Для автоматизации кафе/ресторана необходимо:

1. Оборудование: терминал официанта — не меньше 2-х, планшеты/карманные компьютеры для официантов — в зависимости от количества официантов, принтер для печати пре-чека и состава заказа — для зала, бара и кухни, клавиатурный терминал для кассы; фискальный регистратор для печати чеков, денежный ящик, дисплей и клавиатура для кухни, терминал для сбора данных, сканер штрих-кодов, компьютеры для менеджеров и бухгалтерии, сервер для хранения информации.
2. Программное обеспечение. Программ великое множество – только успевай выбирать: Iiko, Jowi, Quick Resto, Poster, Tillypad, R-Keeper, Resti, POS Sector, РестАрт, 1С:Ресторан, Qasl, LeClick, CRM для ресторанов, «Ресторан 5.0 Lite», Fusion POS, Caffesta, YUMA, Frontpad, GBS.Market, Presto, MyPoint, ArchiDelivery, Microinvest, Трактиръ, iRECA, ISOK, Intellect Style, Eatsmart, LIBRO, guscom.POS, Магия, Эксперт: Ресторан, Рестораторъ, Helpmix, Бит.Аппетит, Простая столовая, BitRest.

На что обратить внимание при выборе системы автоматизации ресторана

Выбор системы автоматизации для своего заведения — дело тонкое и важное. Это, практически то же самое, что выбирать себе вторую половинку — друга, помощника и соратника. Ведь от этого во многом зависит успех Вашего бизнеса, а значит и будущего благополучия. Поэтому подходить к этому вопросу нужно с толком, расстановкой. Торопиться никак нельзя.

На что стоит обратить внимание при выборе:

• На начальном этапе необходимо сформулировать основные требования к программному продукту. Выделите для себя наиболее важные функции, которые, по Вашему мнению, должна выполнять система. Представьте себе автоматизированный процесс — как он будет выглядеть в Ваших глазах?
• Программа должна быть разработана специально для ресторанов. Универсальность — это не всегда хорошо, чаще всего — наоборот. Даже если системы похожи своими функциями, они всё равно будут сильно отличаться. Обращайте внимания на любую мелочь — в работе она может вылиться в большую проблему. Вообще, мелочей здесь нет.
• Надёжность, простота интерфейса, легкость в эксплуатации (не только для Вас, но и для Ваших сотрудников). При выборе программы обязательно учитывайте репутацию компании-разработчика (посидите в специализированных чатах, почитайте отзывы).
• Финансовые вложения. Систем автоматизации в любом случае потребует от Вас немалых вложений. Будьте морально к этому готовы. Не старайтесь вслепую экономить — сначала подсчитайте предположительный возврат инвестиций.
  Например, благодаря программному продукту, простому в обращении, вы сможете сэкономить время и силы на обучении персонала, а также время, потраченное на сверку данных.
• Что ещё важно. Перед покупкой системы убедитесь, что добавлять POS-терминалы и открывать новые заведения в сети не составит особых усилий в плане автоматизации и продукт легко интегрируется интегрируясь в другие программные решения. Ваш бизнес может вырасти и неважные на первый взгляд вещи станут актуальны.
• Не пренебрегайте отзывами и советами бывалых. Возможно, в этом вопросе не стоит напрямую идти за советом к конкурентам (если только вы не состоите в дружеских отношениях). Но окольными путями (возможно через третьих лиц) узнать их мнение будет не лишним: какая система автоматизации у них установлена, как давно и есть ли результат.

Всё это поможет вам в выборе самого лучшего программного продукта. В общем, чем больше информации вы соберете на эту тему, тем больше шанс сделать правильный выбор. Желаем Вам удачи, а Вашему бизнесу процветания!